Wissensmanagement und Prozessoptimierung für Selbstständige

624px-Knowledge_transfer.svg[1]Informationen sind spätestens im 21. Jahrhundert zum wertvollsten Wirtschaftsgut geworden. Wissen ist die individuelle Wahrnehmung und Verwertung der Fakten. So entsteht eine auf persönlichen Erfahrungen basierende fachliche Kompetenz. Dieses unschätzbare Kapital kann nicht effektiv genutzt werden, wenn das persönliche – sprich implizite – Wissen nicht ausreichend kommuniziert und verteilt wird. Wissensmanagement hat das Ziel, die Erfahrungen aller Mitarbeiter an einer zentralen Stelle zu sammeln und dem gesamten Team strukturiert zur Verfügung zu stellen.

Begriffsklärungen: Daten und Informationen sowie implizites und explizites Wissen

Um den tieferen Sinn des Wissensmanagements zu verstehen, müssen zunächst die bedeutenden Begriffe in diesem Zusammenhang klar voneinander abgegrenzt werden. Daten sind strukturierte Zusammenschlüsse einzelner Zeichen ohne Hinweise auf ihre Verwendung. Informationen geben den Daten durch bedeutsame Zusammenhänge einen allseits bekannten Sinn (z. B. Telefonnummer und Name). Wissen ist stets handlungsorientiert und entsteht durch die individuelle Wahrnehmung und Deutung von Informationen. Basierend auf den persönlichen Erfahrungen werden die einzelnen Punkte gebündelt und miteinander in Bezug gesetzt. Mitarbeiter erarbeiten sich ihr Know-how, indem sie u. a. diese Quellen in ihre Interpretationen einfließen lassen:

selbst recherchierte Informationen
– gelernte Fakten
– Austausch mit Experten bzw. Einholung von deren Meinungen
– Aussagen anderer für das betreffende Thema wichtige Personen

Da sie nur der betreffenden Person zugänglich sind, werden die auf diese individuelle Weise erworbenen Kenntnisse als implizites Wissen bezeichnet.

Was ist Wissensmanagement genau?

Die individuellen Kenntnisse sollten im Idealfall allen als explizites Wissen zur Verfügung stehen. Mitarbeiter kommunizieren untereinander über die unterschiedlichsten Medien. Im Wesentlichen erhält der Arbeitgeber dadurch eine unstrukturierte Wissensbasis und er wird niemals genau wissen, wer welche Fakten und Lösungen kennt. Daher ist ein strukturiertes Vorgehen mittels eines professionellen Wissensmanagements ratsam. Dabei handelt es sich um eine systematische Aufbereitung des impliziten Wissens aller Frauen und Männer, die an dem betreffenden Thema arbeiten. Entscheidend ist ein kontinuierlicher Austausch der Mitarbeiter untereinander, der auf einer von allen Beteiligten koordiniert durchgeführten Teamarbeit beruht.

Gründe für die Notwendigkeit eines Wissensmanagements für die Prozessoptimierung

Unternehmen sowie Selbstständige mit wenigen Angestellten können es sich nicht leisten, wenn Mitarbeiter aus Unkenntnis Arbeiten mehrfach ausführen. Ohne ein vereinheitlichtes explizites Wissen werden die Leute zudem wie in einem unaufgeräumten Zimmer viel Zeit mit der Suche nach wichtigen Details verlieren. Mitarbeiter kommen und gehen. Eine gewisse Fluktuation gibt es immer. Letztlich erfordern individuelle Geschäftsprozesse komplexe Handlungsabläufe. All diese Faktoren stehen einer Effizienz in den Unternehmensprozessen entgegen, wenn das Know-how nicht zentral abrufbar ist.

Vorteile des Einsatzes eines Software-Tools für das Wissensmanagement

Mit einer professionellen Applikation können die Stärken einer zentralen IT-Lösung für die Aufbereitung des expliziten Unternehmenswissens einsetzen. Ein sehr gutes Beispiel ist die Software Haufe Suite. Eine derartige Software hilft eine ineffiziente Weitergabe von Informationen und Wissen zu vermeiden, wie es beispielsweise bei klassischen Entscheidungsvorlagen durch die individuell unterschiedlichen Deutungen in den einzelnen Hierarchieebenen immer wieder vorkommt. Zudem werden bei komplexen Prozessen seltene Arbeitsabläufe durchgeführt. Eine zentral verfügbare Datenbank mit dem geballten Wissen von Mitarbeiter ist hier Gold wert.

Fazit: Darum ist das Wissensmanagement für Selbstständige und Freiberufler so wichtig

Gerade für Selbstständige und Freiberufler ist es existenziell, Wissen optimal aufzubereiten. Wenn man z.B. von zu Hause aus arbeitet kann man sich nicht ständig mit den Kollegen oder Experten vor Ort absprechen. Andere Freiberufler werden nur sporadisch für Projekte eingesetzt. Da ist es enorm wichtig, auf den Erfahrungsschatz eines Unternehmens zuzugreifen. Ansonsten könnten am Ende der Anschluss und der Auftrag verloren gehen. Start-up Gründer sollten sämtliche impliziten Kenntnisse strukturiert bündeln und allen zugänglich machen. Manchmal reicht ein kleiner Kniff aus, um viel Arbeit und Geld einzusparen. Insbesondere in der schwierigen Aufbauphase retten solche Kleinigkeit u. U. das ganze Unternehmen.

Rechnungsstellung für Freiberufler

Rechnungsstellung für Freiberufler: Diese Punkte müssen im Blick behalten werden

AccountingDie Rechnungsstellung ist für den Freiberufler eine Kernaufgabe, denn durch sie erwirbt er seine Honorare, die er für seinen Lebensunterhalt benötigt. Doch nicht nur deshalb ist die Rechnungsstellung wichtig. Das Finanzamt verlangt diese ebenfalls, um die Steuerschuld zu berechnen. Aus diesem Grund ist eine ordnungsgemäße Fakturierung absolut unverzichtbar. Im Detail kann man dies beispielsweise auf die-fakturierung.de nachlesen. Bei der Rechnungslegung gilt es allerdings, auf einige Punkte besonders zu achten.
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Rechnung trotz Umsatzsteuerbefreiung?
Einige Leistungen sind von der Umsatzsteuer befreit. Der Gesetzgeber verlangt in diesem Fall nicht, dass eine schriftliche Rechnung erstellt und versendet wird, weil diese für ihn nicht von Interesse ist. Rein aus praktischen Gründen sollte man aber auch in diesen Fällen eine schriftliche Rechnung legen, um die Buchhaltung zu entlasten. Stellt ein Freiberufler sowohl Rechnungen aus, die von der Umsatzsteuer befreit sind als auch Dokumente für Leistungen, die unter die Umsatzsteuerpflicht fallen, empfiehlt es sich, eine gesonderte Rechnungsnummer zu wählen, um die Rechnungsarten schnell sauber voneinander trennen zu können. (mehr dazu)

Die wichtigsten Rechnungsinhalte
Neben der Umsatzsteuer, die gesondert neben dem Netto-Rechnungsbetrag zentral auszuweisen ist, gehören noch einige andere Elemente zwingend auf das Dokument: Die Kopfzeile besteht aus dem Namen des Rechnungslegers, dessen Adresse sowie dessen Steuernummer. Rechts daneben ist das Datum der Rechnungsstellung zu lesen. Direkt unter den Daten des Rechnungsstellers befinden sich die des Rechnungsempfängers. Hier ist die Steuernummer nicht notwendig. Zentral auf der Rechnung sind Rechnungsnummer, Leistung inklusive Leistungsbeschreibung sowie der Netto-Betrag, die Umsatzsteuer (bzw. der Vermerk der Umsatzsteuerbefreiung) und der endgültige Rechnungsbetrag zu lesen. In einer letzten Zeile vor der Unterschrift wird zudem zumeist darum gebeten, die Rechnung bis zu einem bestimmten Termin (maximal zwei Wochen in der Zukunft) zu begleichen. Eine Rechnung bedarf einer Unterschrift. Wird sie elektronisch versandt, muss deshalb eine digitale Unterschrift zu lesen sein. Die „Form“ der Rechnung kann relativ frei gestaltet werden, solange alle wesentliche Inhalte einfach zu finden sind.

Bis wann muss eine Rechnung gestellt werden?
Gängig werden Rechnungen zumeist direkt nach der erbrachten Leistung ausgestellt oder schon währenddessen. Oft vergeht bis zu diesem Zeitpunkt aber auch einiges an Zeit. Dabei sollte man jedoch wissen, dass der Gesetzgeber diesbezüglich keinen grenzenlosen Spielraum einräumt. Die Rechnung muss zwingend bis spätestens sechs Monate nach dem letzten Tag der Leistungserbringung gelegt und dem Empfänger zugestellt werden. Wer eine Rechnung auf dem Postweg verschickt, sollte dies deshalb als Einschreiben tun. Nach der allgemeinen Verkehrsanschauung gilt eine Rechnung innerhalb von zwei Tagen als durch die Post zugestellt.

Der Business-Plan – nur für Fördergelder wichtig?

Das A und O einer jeden Existenzgründung ist der Business-Plan. Dabei spielt es keine Rolle, ob man einen bereits bestehenden Betrieb übernimmt oder einen neuen ins Leben ruft.

Viele künftige Unternehmer sehen den Business-Plan als lästige Pflicht, wenn es darum geht, unterschiedliche Fördergelder oder Bankkredite zu beantragen. Klar, dazu ist er unerlässlich. Denn der Geldgeber will sich ein Bild davon machen, ob das Unternehmen voraussichtlich tragfähig sein wird.

Darüber gibt der sorgfältig aufgestellte Business-Plan Auskunft. Zunächst geht es um die Geschäftsidee als solche. Was macht sie einzigartig gegenüber bereits vorhandenen Betrieben der Branche? Gibt es überhaupt nennenswerte Konkurrenz? Warum ist der künftige Unternehmer gerade für diese Arbeit befähigt?

Ein weiterer Punkt ist der Kapitalbedarf. Welche Anfangsinvestitionen sind zu erwarten? Wie hoch werden die laufenden Kosten sein? Wo will man sich die Mittel beschaffen?

Und schließlich die Gewinnerwartung. Die realistisch einzuschätzen, dürfte der schwierigste Punkt bei der Erstellung des Business-Plans sein. Man sollte unbedingt eher bescheidene Ziele setzen. Denn sonst besteht die Gefahr, dass die begutachtenden Fachleute sofort misstrauisch werden. Und genau das ist nicht erwünscht.

Es ist ganz wichtig, dass sich jeder Existenzgründer mit diesen grundlegenden Fragen intensiv auseinandersetzt. Gewiss, das diese vielleicht lästige Arbeit lässt sich nicht zwischen Tür und Angel erledigen. Aber nur so ist gewährleistet, dass man einen realistischen Überblick über die künftige Situation bekommt.

Aus diesem Grund ist ganz dringend von den vorgefertigten Business-Plänen abzuraten, die man für wenig Geld im Internet erstehen kann. Denn auch Unternehmen derselben Branche sind längst nicht alle gleich – die dahinter stehenden Personen schon gar nicht.

Selbstständig, freiberuflich oder gewerblich tätig – was ist der Unterschied?

Prinzipiell lässt sich sagen: Selbstständig sind sie alle – frei nach dem Kalauer, dass sie selbst und ständig arbeiten. Dennoch gibt es selbstverständlich wesentliche Unterschiede. Aber diese Einordnung scheint auch das Finanzamt aufzugreifen, das für alle abhängig Beschäftigten die Anlage N für Nicht-Selbstständige vorsieht.

Zugleich widerspricht sich die Finanzbehörde jedoch, indem sie die Gewerbetreibenden von den Selbstständigen abgrenzt, wobei sie die Freiberufler zur zweiten Rubrik zählt.

Freiberufler profitieren von zahlreichen Vergünstigungen. Und letztlich nur aus diesem Grund ist es wichtig zu entscheiden, wer sich nun Freiberufler nennen darf und wer nicht.

Diese Berufsgruppe hat es bereits bei der Aufnahme der Tätigkeit leichter als andere: Ein Formular beim Finanzamt genügt. Außerdem ist sie von der Gewerbesteuer befreit und darf unabhängig von der Einkommenshöhe die vereinfachte Buchführung anwenden – was eine Menge an Kosten einspart.

Wer ein Gewerbe betreibt, hat meist mit der Herstellung oder dem Vertrieb von Waren zu tun – Freiberufler dagegen sind Dienstleister auf einer höheren Ebene. Der Paragraf 18 des Einkommensteuergesetzes listet genau auf, welche Berufe dazu gehören. Dagegen beschreibt das  Gesetz über Partnerschaftsgesellschaften von Angehörigen Freier Berufe, welche Qualifikationen Freiberufler mitbringen müssen.

Sie haben eine qualitativ hochstehende Ausbildung abgeschlossen, vielfach ein Hochschulstudium, und/ oder sind schöpferisch tätig. Ihre berufliche Tätigkeit dient dem Auftraggeber und der Allgemeinheit gleichermaßen. Das trifft in besonderem Maß auf die Heilberufe zu, ebenso auf rechts-, steuer- und wirtschaftsberatende Tätigkeiten, auf naturwissenschaftliche und technische Berufe sowie auf solche Aufgaben, die im  weitesten Sinne im Kulturbereich anzusiedeln sind.